Stress! Jeden Tag agiert man am Limit: Ist der eine Job erledigt, wartet der nächste. Unterbrochen von Sitzungen, Emails und Telefonaten. Dass man sich engagiert, wird als selbstverständlich vorausgesetzt. Mehr geht nicht?

In jedem Job entstehen irgendwann Situationen, in denen sich plötzlich Aufgaben aufhäufen, die in der Vergangenheit anderweitig oder gar nicht erledigt worden sind. Beispielsweise weil sich Kunden über Kanäle an das Unternehmen wenden, die es früher nicht gab. Oder weil eine Klick-Tracking-Software installiert worden ist, deren Auswertung jede Woche als Powerpoint aufbereitet sein soll. Aber immer hat es „irgendwie doch funktioniert“. Genau darauf verlassen sich viele Manager – dass das irgendwie schon noch zu machen sei. Aber meistens bleibt dabei etwas auf der Strecke: andere Aufgaben werden liegen gelassen oder die Sorgfalt relativiert sich. Der Satz: „Wann soll ich das auch noch erledigen?“ ist vielleicht tatsächlich ein Indikator dafür, dass eine zusätzliche Aufgabe nicht mehr kompensierbar ist. Möglicherweise ist diese Aussage ein Hinweis auf versteckte Frustrationen, ganz bestimmt aber die Ansage, die Angelegenheit anders zu lösen und einen damit nicht auch noch zu behelligen. Resultat: Frustration auf der anderen Seite und die entsprechenden Schlussfolgerungen. Diese Killerphrase initiiert einen Teufelskreis.

Es gibt Firmenkulturen, in denen man sich auf allen Ebenen gegenseitig permanent versichert, wie gestresst man doch sei. Jede Sitzung beginnt mit einem Murren über „sinnlose Meetings“, Emails brauchen Tage zur Beantwortung, Telefone sind auf Voiceboxes geschaltet. Wer es in einem solchen Klima wagt, die Notwendigkeit anzudeuten, sich in Twitter einzuarbeiten, zu bloggen oder regelmäßig eine Analyse der Kundenbewertungen auf öffentlichen Portalen anzufertigen, macht sich im Kollegenkreis keine Freunde. Will man Innovationen initiieren, muss sich diese Haltung verändern. Dies ist nur möglich, wenn die Mitarbeiter selbst nach Lösungen suchen, wie die anstehenden Aufgaben im Unternehmen bewältigt werden können. Oft entdecken Sie dabei, dass ein Teil der bisherigen Aufgaben obsolet ist, dass man Routine-Arbeiten auslagern oder vielleicht Teamstrukturen optimieren kann. Wenn es sich um klar abgrenzbare Anforderungen handelt, ist es durchaus möglich, dass ein Team selbständig Workflow-Analysen vornimmt und Lösungen entwickelt. Die Mitarbeit eines externen Coachs kann dabei hilfreich sein. Der erste und wichtigste Schritt besteht aber immer darin, dass sich jeder Einzelne fragt: „Wie könnte es funktionieren?“ und sich mit neuen Anforderungen auseinandersetzt, statt die Organisation passiv nach oben zu delegieren.

Voraussetzung für eine Workflow-Analyse ist jedoch eine Vorstellung darüber, welchen Aufwand neue Aufgaben generieren. Dan Zarrella vermittelt im „Social Media Marketing Buch“ einen exzellenten Überblick über die Anforderungen, die ein Engagement in Soziale Medien impliziert. Während er beispielsweise für das Monitoring eine Reihe von Software-Lösungen empfiehlt, warnt er davor, das persönliche Engagement selbst an Agenturen auszulagern. Hierfür müssen Ressourcen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden.

Ein ungesteuerter „Irgendwie“-Workflow dagegen ist eine Steilvorlage für solche Killerphrasen, wie „Dafür habe ich keine Zeit“ oder auch der folgenden: „Dafür bin ich nicht zuständig“.

Um Zuständigkeits-Konflikte geht es dann im nächsten Artikel in dieser Serie über Killerphrasen in Unternehmen, über ihre Ursachen, Wirkungen und Möglichkeiten, sie zu entschärfen.

Dies ist ein Gastbeitrag von Karen Heidl. Sie lebt und arbeitet in Windisch/Schweiz und Berlin als Verlagsberaterin. Sie berät vor allem Fachverlage zu den Themen E-Publishing, Online-Strategie, digitale Geschäftsmodelle und Print-Online-Management. Als Online-Chefredakteurin und später Verlagsleiterin begleitete sie seit 2004 die Einführung der ersten Blogs der Magazine PC Professionell und Internet Professionell sowie die Lokalisierung des amerikanischen Gadget-Blogs Gizmodo. In ihren Funktionen als Verlagsleiterin, Beraterin und Seminarleiterin u.a. bei der Akademie des Deutschen Buchhandels stellt man ihr immer wieder die einfachen Fragen: Wie funktioniert das und worauf kommt es dabei an? Vor diesem Hintergrund hat sie begeistert Dan Zarrellas Social Media Marketing Buch bearbeitet: „Der ideale Schnelleinstieg ins Social-Media-Marketing für Marketing-Traditionalisten.“

Ihre Artikelserie „Die Killerargumente der Ideenmörder“ wird in loser Folge in diesem Blog fortgesetzt.