Michael Bielitza hat soeben das „TYPO3 Handbuch für Redakteure“ in zweiter Auflage veröffentlicht – zusammen mit seinem Co-Autor Christoph Klümpel sowie Pascal Hinz, Martin Holtz und André Steiling. Im folgenden Blogbeitrag berichtet er, welche Vorzüge Content-Management-Systeme haben, und an welchen Punkten dennoch die Umsetzung im Unternehmen oft scheitert. Und: wie es besser geht!

Es war einmal eine Firma, die wünschte sich einen interessanten Internetauftritt mit aktuellen Inhalten. Der Weg über die Agentur war Ihr auf Dauer zu teuer und die Leute dort hatten auch nicht immer die Zeit, auf die spontanen Wünsche einzugehen. Also baten Sie die Agentur, die Website zu überarbeiten und auf Basis eines freien Open-Source CMS umzusetzen, damit sie die tagesaktuellen Inhalte dann einfach und schnell selbst einpflegen können. Seitdem pflegen die im Unternehmen extra eingestellten, ausgebildeten Onlineredakteure täglich den Internetauftritt und falls ihnen keine neue Version des Internet Explorers dazwischen kommt, pflegen sie ihn noch heute. Ach, schön…

Aber leider ist das nur ein Märchen, die Wirklichkeit schaut meist anders aus. Für den eigenen Webauftritt wird in Unternehmen, selbst in größeren mittelständischen Firmen, in der Regel niemand eingestellt. Meist bekommt jemand aus dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit oder aus dem Marketing so ganz nebenbei mitgeteilt, dass sie ab jetzt – dem neuen Redaktionssystem sei Dank – neben ihrer sonstigen Arbeit, auch noch für den firmeneigenen Internetauftritt zuständig sind. Die Leute aus Öffentlichkeitsarbeit und Marketing müssen aber nun mal täglich noch ganz viele andere Dinge erledigen und kommen daher zum Teil wochenlang nicht dazu, neue Inhalte in die eigene Website einzupflegen. Wenn sie sich dann aber mal doch irgendwann ein halbstündiges Zeitfenster freigeschaufelt haben, um unter Druck eine wichtige Unternehmensinfo einzustellen, kommen Sie meist über das Login nicht hinaus: „Wie ging das noch mal, wo hat der Typ da in der Schulung hingeklickt?“

Das Problem ist, das hier zwei Welten aufeinander treffen. Zum einen Entwickler, die täglich mit dem CMS auf Programmierebene arbeiten, aber höchstens zu Testzwecken dann und wann einen Textschnipsel einpflegen und von daher nahezu jede Unannehmlichkeit des Backends in Kauf nehmen. Auf der anderen Seite stehen die Anwender, die nicht täglich mit dem CMS arbeiten, durch die überflüssigen Buttons und Funktionen nicht richtig durchblicken und aufgrund der seltenen Beschäftigung mit der Materie keine eigenen Geheimwege für sich entdecken können. Es folgen Frustration und der Anruf bei der Agentur, mit der Bitte, den wichtigen Text doch mal eben für sie einzustellen. Also alles beim alten. Irgendwann sind dann alle unzufrieden: Die Redakteure schimpfen über ein kompliziertes Redaktionssystem, die Agentur ächzt unter der Last der täglichen Supportanrufe und Pflegewünsche des Kunden.

Die Lösung: Natürlich wäre es schön, wenn Unternehmen das Thema Internet wichtiger nehmen, über den ersten Onlinegang hinaus denken und – ganz wichtig – bereit sind, Personal für die Aufgabe frei- oder einzustellen. Aber auch die CMS-Website-Entwickler können etwas tun und sich einmal wirklich in die Köpfe von Redakteuren versetzen und das Backend an die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers anpassen. Lieber mal eine Option erst im Nachhinein freigeben, als von Anfang an mit Kanonen auf Spatzen zu schießen. Das bedeutet: Aufräumen, Individualisieren und vor allem Reduzieren. Auch beim Weglassen von Funktionen. Damit darf natürlich nicht die Einschränkung der Ausdrucksmöglichkeiten auf der Website verbunden sein. Aber viele Funktionen können besser unsichtbar im Hintergrund laufen, anstatt mühsam vom Redakteur gelernt zu werden. Ein Beispiel: Viele Unternehmen benutzen Wortmarken für Ihre Dienstleistungen und Produkte. Dabei ist vielleicht ein Wortteil fett und grün und ein anderer leicht und blau ausgezeichnet. Darum muss sich aber kein Redakteur kümmern, etwa indem er das Wort über die Zuweisung von Stilen auszeichnet. Einige Zeilen Typoscript genügen, und schon wird das Wort automatisch – wo auch immer es im Backend geschrieben wird – vom System richtig formatiert. Eine einfache Sache, aber eine große Erleichterung für die Redakteure.

Deshalb haben wir die neue Auflage des Buchs „TYPO3 Handbuch für Redakteure“ auch um den Teil „Tipps & Tricks für Administratoren und Entwickler“ erweitert. Dort findet man Möglichkeiten, TYPO3 optimal einzurichten und Redakteuren eine noch einfacher zu nutzende Arbeitsumgebung bereitzustellen. Darin findet man unter anderem auch das notwendige Typoscript für das Wortmarken Beispiel.

Über den Autor: Michael Bielitza ist seit 2002 als Mitgesellschafter und Projektleiter bei der Münsteraner Agentur elemente websolutions für die Umsetzung von Internet-Projekten verantwortlich. Neben TYPO3 interessieren ihn die verschiedenen Entwicklungen im Internet in Richtung Social Web. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Motorradfahren und Digitalphotographie und versucht sich als Hobbykoch. Michael Bielitza lebt zusammen mit seiner Frau Gundula und Hund Bruno in Münster. xing.com/profile/Michael_Bielitza